Digitaal overzicht


Is het deze map? Of toch die? Met frustratie en ongeduld klik je door de mappen in je computer. Je moet die specifieke planning nú vinden want over vijf minuten heb je die nodig in de vergadering. Je vervloekt jezelf (... en anderen) omdat het niet staat waar het hoort te staan. Herkenbare situatie? Hoog nodig een opruimbeurt te doen in je digitaal archief.

Eerste tip 💡 : Hou het bij 10 x 10 x 10

Het gevaar bij het opstellen van een digitaal archief is dat er een enorme boom aan mappen of categorieën ontstaat.


Houd als stelregel aan dat er niet meer dan tien hoofdmappen zijn, met ieder maximaal tien submappen en daar weer tien sub-submappen onder.

Dit lijkt weinig, maar met drie niveaus heb je al duizend mappen.

Bij meer dan 10 onderwerpen verliest je brein het overzicht!

Is meer diepgang noodzakelijk, dan kun je nog een vierde of zelfs een vijfde niveau toevoegen. Houd wel tien mappen per niveau aan als harde regel.


Uit onderzoek is gebleken dat ons brein bij tien onderwerpen nog makkelijk overzicht houdt. Bij elf wordt dit problematisch en bij twaalf of meer moet je echt gaan zoeken.

(P.S. Er is wel op de tien-mappen-regel een uitzondering voor bepaalde beroepen/personen)

Less = More

Werk je nog met een papier archief? Maak er vanaf nu een gewoonte van om alles wat digitaal kan opgeslagen worden direct in je digitale archief op te slaan in de juiste map. Zoveel mogelijk digitaliseren is de toekomst. Werk stap voor stap. Indien je nog documenten ontvangt op papier, vraag dan de afzender voor een digitaal alternatief.

Overzicht in je (papier) en digitaal archief geeft je Ruimte & Rust!

En je weet, mocht je daar steun bij kunnen gebruiken, je weet ons te vinden.


04-12-2020

14 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

F U L L

Adem